Certificados Digitales y otros sistemas para usar la administración electrónica

Dentro del sistema de administración electrónica, tenemos varios tipos de autentificación para poder realizar trámites online. Son los siguientes:

  1. DNI Electrónico
  2. Certificado Persona Física
  3. Clave PIN
  4. Clave Permanente

Gracias a la Administración Electrónica podremos acceder de una manera cómoda y rápida a través de Internet, a ciertos servicios que se ofrecen a la ciudadanía a nivel estatal, autonómico o local. Por ejemplo:

La idea principal es que no tengamos que realizar estos trámites de manera presencial o vía telefónica, evitando así esperas, desplazamientos y en definitiva pérdidas de tiempo. Además, otra de las ventajas de este sistema es que también nos evita tener distintos usuarios y claves para cada uno de los servicios lo cual puede provocar problemas a causa del olvido de las mismas o que las tengamos que anotar en algún sitio para no tener que memorizarlas, lo que implica un problema de seguridad en caso de caer en malas manos.

Antes de comenzar a describir en profundidad las distintas opciones que tenemos, destacar que cada vez es más común su uso e implementación en diversas empresas telefónicas o bancarias (por poner dos ejemplos):

Acceso web para clientes de la empresa de telefonía R

DNI Electrónico (DNIe)

El primero de los sistemas de autentificación que vamos a describir es el DNI electrónico. Además del uso de siempre que se le ha dado como documento identificativo personal, nos permite otras funciones adicionales gracias a incrustación del chip criptográfico: como medio de firma electrónica de documentos, como medio de certificación de integridad de un documento, y como documento de viaje. Más información aquí.

En estos momentos existen dos modelos de DNIe diferenciados en cuanto a diseño y en cuanto a tecnología. El último modelo (que se puede ver en la segunda imagen) posee NFC, una tecnología inalámbrica que facilita la identificación y validación de equipos/personas:

Primer DNIE con el chip critográfico
DNIe 3.0 con tecnología NFC

Dentro de la Web dnielectronico.es podemos encontrar de manera resumida para qué sirve exactamente y cómo se utiliza. En la misma existen dos documentos útiles en PDF para su visualización y descarga.  DNIe 3.0 y Guía de referencia DNIe.

Para poder usar un DNIe precisamos:

  • Si vamos a usarlo para un Pc: Lector de tarjetas, driver actualizado del sistema Windows y máquina virtual de Java.
Lector de DNIe USB
  • Si vamos a usarlo con el smartphone (sólo válido para el DNIe 3.0) simplemente precisaremos que el propio móvil tenga implementado NFC, y la aplicación oficial para móvil Android.
  • El driver oficial que podrás descargar desde la web dnielectronico.es
  • Y por último, pero no menos importante es que tengas a mano tu clave PIN, que no es otra cosa que la contraseña asociada a tu DNIe. Este PIN se entrega cuando renuevas el documento nacional de identidad por medio de un sobre ciego. En el caso de que se nos olvide, se puede crear uno nuevo en uno de los múltiples Puntos de Actualización del DNI (PAD) que se encuentran en las comisarías de policía. Ojo! nunca se va a poder recuperar, solamente podremos crear uno nuevo. Más información aquí.

Preguntas frecuentes DNIe (FAQ)

Certificado de Persona Física

Otro de los métodos utilizados para autentificación y validación es el Certificado de Persona Física el cual se puede adquirir a través de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Por decirlo de alguna manera, es lo mismo que el DNIe, pero con una gran diferencia y es que dicho certificado, se instala en un equipo (PC o portátil) y no se encuentra integrado en ningún soporte físico/tarjeta como puede ser el caso del DNIe.

Adicionalmente en el caso de que necesitemos realizar trámites o gestiones electrónicas en representación de alguna entidad, el certificado digital de la FNMT nos facilitará mucho esta labor.

Cualquier persona que posea DNIe o NIE puede solicitar dicho certificado. Existen procedimientos: uno a través de internet y otro que es el que voy a describir ahora, puesto que la mayor parte de las veces o bien no nos sabemos la clave del DNIe, o el chip está mal o en caso contrario de estar bien puede suceder que no tengamos el lector. A continuación se describe el procedimiento a seguir:

  1. Solicitamos vía Internet el Certificado de Persona Física. IMPORTANTE: Debemos usar un ordenador con navegador Firefox o Internet Explorer/Edge. Desde Chrome no podemos hacerlo. Enlace.
  2. Rellenamos los datos que nos pide el formulario: Nº del Documento de Identificación (DNIe o NIE), Primer Apellido, y Correo-e (este último dos veces).
foto04_formulario_certificado
  1. Una vez introducidos los datos y darle a “Enviar Petición“, nos llegará un mail con una clave. Con esa clave y nuestro documento de identidad sea DNIe o NIE, deberemos personarnos en cualquier Oficina de la Seguridad Social (no es necesario cita previa). Este será el único trámite que requerirá nuestra presencia física. OJO!!! Un error muy común es acudir a la oficina del INEM o Sepe, no confundamos la oficina/delegación de la Seguridad Social con la oficina de empleo estatal. Una vez que han comprobado que todo está correcto, nos mandarán otro correo con un enlace para acceder a la descarga vía web del certificado. En ese correo también irá un código.
  2. Entramos de nuevo (y esto es muy importante) desde el mismo ordenador y navegador web en nuestro correo electrónico y pinchamos en el enlace. Nuevamente se nos pedirá una serie de datos, entre ellos el código que nos enviaron en este último mail.
  3. Cuando hallamos rellenado los datos y pulsemos el botón de aceptación, se iniciará la descarga de un pequeño archivo. Ese archivo no es ni más ni menos, que nuestro certificado de persona física.
  4. La instalación de dicho certificado es muy fácil. Doble clic y siguiente, siguiente, siguiente,…. finalizar ;).
  5. Es recomendable que tengamos una copia de seguridad de ese archivo. Lo ideal es tenerla guardada en memoria USB. Por motivos de seguridad, la memoria USB que utilicemos, no debe ser una memoria que utilicemos habitualmente.

Ventajas:

  • No precisamos de clave para acceder a todos los servicios de una administración electrónica
  • No es necesario tener lector de tarjetas
  • Podemos hacer copia de seguridad del mismo

Desventajas:

  • El hecho de que no tenga clave, implica que se tanga cuidado de quién accede al ordenador en el que se encuentre el código. Un uso fraudulento puede acarrearnos muchos problemas.
  • Si no se hace copia de seguridad y perdemos el certificado (el ordenador se estropea, nuestro disco duro se daña, etc…) deberemos iniciar un nuevo procedimiento de solicitud.
  • Tener en cuenta de que su validez es de 4 años y aunque se puede renovar a través de Internet desde la propia web de la FNMT, si nos despistamos de la fecha y éste caduca, deberemos iniciar un nuevo proceso de solicitud.

Preguntas frecuentes Certificado Persona Física (FAQ)

En la web de Valide, podéis comprobar el funcionamiento de vuestros certificados tanto el de FNMT como el del DNIe. Para ello es necesario tener instalado el programa Autofirma.

Clave PIN

Es una forma de realizar trámites por Internet con una validez limitada en el tiempo y que se puede renovar cada vez que necesitemos. Este sistema de identificación electrónica está basado en el uso de un código elegido por el usuario y un PIN comunicado al teléfono mediante la app Cl@ve PIN o con un mensaje SMS.

Para poder usarlo, es preciso registrarse en el Sistema Cl@ve. En este enlace oficial explican la manera de hacerlo.

Ventajas que nos ofrece:

  • No es necesario recordar una contraseña de forma permanente
  • Su validez es limitada en el tiempo, lo que hace que sea más seguro. Una vez recibido el PIN se deberá utilizar antes de 10 minutos, ya que pasado ese tiempo, si no has llegado a acceder a Cl@ve, deberás solicitar uno nuevo.
  • Si careces de certificado electrónico o simplemente no tienes ordenador de uso habitual y sólo ocasional, este sistema es el más recomendado.

Desventajas:

  • Precisas de tener el móvil siempre operativo para realizar los trámites. En caso fallo del dispositivo, extravío o robo, no podremos realizar ningún trámite.

Preguntas Frecuentes Clave PIN (FAQ)

Clave Permanente

Por último, tenemos el sistema de clave permanente que como dice la web oficial del Gobierno de España,

Es un sistema de autenticación diseñado para personas que necesitan acceder frecuentemente a los servicios electrónicos de la Administración. Se basa en el uso de un código de usuario, su DNI o NIE, y de una contraseña que se establece en el proceso de activación y que sólo debe ser conocida por ti. Para acceder al proceso de activación es necesario que previamente te hayas registrado en el sistema.

Para los servicios de administración electrónica que requieran un nivel de seguridad elevado, el sistema refuerza la autenticación con la solicitud de introducción de un código numérico de un solo uso (One Time Password, OTP) que se envía previamente por mensaje SMS a tu teléfono móvil.

Para la activación deberás seguir los pasos que te marcan desde este enlace.

Ya que es un sistema de autenticación con contraseña, nos piden en otro apartado web que dicha contraseña posea las siguientes características:

  • Deberá tener una longitud mínima de 8 caracteres.

  • Deberá contener al menos un carácter de cada uno de los siguientes grupos: letras minúsculas, letras mayúsculas, dígitos y caracteres especiales.

  • Las letras ñ y ç, así como las vocales con tilde se consideran letras permitidas. Como caracteres especiales se podrá utilizar alguno de los siguientes:

  • ¡!$?%&#@/\()=¿?*[];,:._<>+-

  • Si la contraseña tiene una longitud igual o superior a 16 caracteres no habrá restricciones en el tipo de caracteres a utilizar (esto permite utilizar una frase completa como contraseña).

  • La contraseña no podrá contener el nombre, apellidos o DNI.

  • En la renovación de la contraseña no se podrá utilizar la contraseña anterior.

Y la parte que más me gusta, las recomendaciones para dicha contraseña para que esta sea más segura:

  • Evitar usar la misma contraseña que utilice usted ya en otros sistemas o servicios.

  • No utilizar información personal en la contraseña: nombre propio o de familiares, ni apellidos, ni fechas de nacimiento. Y, por supuesto, en ninguna ocasión utilizar datos como el DNI o número de teléfono.

  • Evitar utilizar secuencias básicas de teclado (por ejemplo: “asdf” o las numéricas: “1234”, etc.

  • No repetir los mismos caracteres en la misma contraseña. (ej.: “111222”).

  • No utilizar datos relacionados con el usuario que sean fácilmente deducibles, o derivados de estos. (ej: no poner como contraseña apodos, el nombre del actor o de un personaje de ficción preferido, etc.).

  • No escribir ni reflejar la contraseña en un papel o documento donde quede constancia de la misma, ni enviarla nunca por correo electrónico o en un sms. Tampoco se debe facilitar ni mencionar en una conversación o comunicación de cualquier tipo.

Preguntas frecuentes Clave Permanente (FAQ)

Algunos de los servicios a los que podemos acceder:

En este post he tratado resumir lo máximo posible los distintos tipos de opciones que tenemos para hacer trámites online con la administración.

Gobierno de España

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